Ajuan dispensasi kelebihan siswa dan rombongan belajar adalah salah satu fitur terbaru yang dirilis Simpatika di tahun 2019 ini. Ajuan dispensasi kelebihan rombel atau siswa atau form S40a merupakan implementasi terkait aturan jumlah siswa dan rombel di madrasah dan Revisi Juknis TPG 2019.
Aturan terkait jumlah siswa dan rombel yang dimaksud di atas adalah terkait dengan ketentuan jumlah maksimal siswa dan rombel di suatu madrasah. Jika sebelumnya hanya dikenal dispensasi kelayakan karena jumlah siswa yang tidak memenuhi rasio guru : siswa (siswa kurang dari batas minimal 15 siswa per-rombel) maka kini ada juga dispensasi kelayakan karena jumlah siswa atau rombel melebihi batas maksimal.
Batas siswa dan rombongan belajar maksimal ini sendiri sebelumnya telah diatur berdasarkan Keputusan Direktur Jenderal Pendidikan Islam Nomor 631 Tahun 2019 Tentang Petunjuk Teknis Penerimaa Peserta Didik Baru Raudlatul Athfal, Madrasah Ibtidaiyah, Madrasah Tsanawiyah, Madrasah Aliyah, dan Madrasah Aliyah Kejuruan Tahun Pelajaran 2019/2020.
Ketentuan yang kemudian diadopsi oleh Juknis TPG 2019 ini adalah sebagaimana tabel berikut:
| Jenjang | Jumlah Maksimal Siswa /Rombel | Jumlah Maksimal Rombel /Tingkat | Jumlah Maksimal Rombel /Madrasah |
| MI | 28 siswa | 9 rombel | 54 rombel |
| MTs | 32 siswa | 11 rombel | 32 rombel |
| MA | 36 siswa | 12 rombel | 36 rombel |
| MAK | 36 siswa | 24 rombel | 72 rombel |
| MILB | 5 siswa | ||
| MTsLB | 8 siswa |
Sebagaimana lansir dari halaman Bantuan Simpatika Online, pada madrasah yang memiliki siswa atau rombongan belajar melebihi batas maksimal sesuai ketentuan di atas pada saat melakukan ajuan S25a (Keaktifan Kolektif) akan muncul peringatan "Alokasi JTM" >> "Kelebihan Alokasi Rombel" dengan tombol pengajuan sispensasi di bawahnya.
Sehingga madrasah yang bersangkutan dapat mengajukan Surat Ajuan Dispensasi Kelebihan Rombel (S40a). Terkait ajuan Ajuan Dispensasi Kelebihan Rombel/Siswa ini sebelumnya telah diatur dalam Surat Edaran Dirjen Pendidikan Islam Kemenag Nomor 0360/DJ.I/01/2019 tentang Revisi Petunjuk Teknis Penyaluran Tunjangan Profesi Guru Madrasah Tahun 2019. Di mana salah satunya berbunyi:
Ketentuan sebagaimana dimaksud pada bagian A. Kriteria nomor 8 mengenai jumlah peserta didik dalam satu rombongan belajar dan jumlah rombongan belajar diberikan dispensasi dengan ketentuan bahwa Kepala Madrasah membuat surat pernyataan tertulis diatas materai yang selanjutnya diserahkan ke Kantor Kementerian Agama Kabupaten/Kota dengan memperhatikan:
(1) Kelebihan jumlah peserta didik/jumlah rombongan belajar tidak mengganggu mutu pembelajaran
(2) Kelebihan jumlah peserta didik/jumlah rombongan belajar tidak berdampak pada pembangunan jumlah ruang kelas baru
(3) Kelebihan jumlah peserta didik/jumlah rombongan belajar tidak berdampak pada pengangkatan guru baru
Prosedur dan Cara Melakukan Ajuan Dispensasi Kelebihan Rombel / Siswa
Untuk melakukan ajuan dispensasi kelebihan rombel atau siswa tidak terlalu sulit. Madrasah tinggal mencetak form S40a (Surat Ajuan Dispensasi Kelebihan Rombel / Siswa) dan mengajukannya ke admin Kabupaten/Kota untuk dilakukan verval hingga terbit Tanda Bukti Persetujuan Dispensasi Kelebihan Rombongan Belajar / Siswa (S40b).
- Kepala Madrasah login ke akun Simpatika dan memilih layanan sebagai PTK
- Klik menu Keaktifan
- Tepat di atas tombol Ajuan Verval S25a, muncul notifikasi merah pada Alokasi JTM, Klik Alokasi JTM.
- Muncul keterangan jumlah rombel yang ada pada madrasah, sila klik Ajuan Dispensasi
- Muncul Surat Ajuan Dispensasi Kelebihan Rombel (S40a), cetaklah S40a tersebut
- Bubuhi S40a dengan materai, tanda tangan kamad, dan stempel madrasah
- Bawalah S40a tersebut ke admin Kabupaten/Kota untuk dilakukan verval dan persetujuan
- Oleh Admin Kabupaten/Kota, dilakukan persetujuan / verval melalui akunnya (menu Satuan Pendidikan >> Tunjangan Guru >> Kelola Dispensasi Rombel / Siswa)
- Setelah disetujui, Admin Kabupaten/Kota akan mencetak Form S40b (Tanda Bukti Persetujuan Dispensasi Kelebihan Rombongan Belajar / Siswa)
Baca Juga:
- Cara Cetak Ulang Ajuan SKMT (S29a, S29b, S29c, Lamp. S29, S29d) Simpatika
- 15 Hal yang Harus Dikerjakan Operator dan Kamad di Simpatika
- 4 Tahap Pengelolaan Siswa di Layanan Simpatika
Prosedur dan cara melakukan ajuan dispensasi kelebihan siswa dan rombel di Simpatika Kemenag ini semoga bisa menjadi pedoman bagi madrasah-madrasah yang membutuhkan.