Surat adalah sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain. Fungsinya mencakup lima hal: sarana pemberitahuan, permintaan, buah pikiran, dan gagasan; alat bukti tertulis; alat pengingat; bukti historis; dan pedoman kerja. Ada dua jenis surat, yaitu surat pribadi dan surat dinas.
1. Mengenal Ciri Surat Pribadi dan Surat Dinas
Surat pribadi adalah bentuk komunikasi tulis (surat-menyurat) yang dilakukan oleh seseorang kepada orang lain sebagai pribadi bukan sebagai wakil atau urusan yang berkaitan dengan kelembagaan/ kedinasan/ resmi. Dalam surat pribadi ini, ada hal yang perlu diperhatikan, yaitu tata etika atau sopan santun. Secara umum ciri surat pribadi antara lain sebagai berikut.
- Surat pribadi adalah bentuk komunikasi interaktif antara orang pertama (pengirim) dan orang kedua (penerima)
- Surat pribadi berisi unsur tanggal surat, alamat surat, pembuka surat, pendahulua, isi, dan penutup surat, serta nama pengirim surat atau juga tanda tangan.
- Isi surat pribadi berkaitan dengan masalah pribadi menanyakan kabar, keperluan pribadi, dan tujuan komunikasi pribadi yang lain
Contoh Surat Pribadi
| Kupang, 10 Januari 2016 Ibu Dewi yang saya sayangi, Bagaimana kabar Ibu? Semoga selalu sehat! Sejak Ibu pindah ke Kota Bogor, rasanya kelas menjadi sepi. Tiada lagi tawa canda Ibu yang menyejukkan. Tiada lagi nasihat-nasihat yang indah itu. Kami semua kangen Ibu. Kerinduan kami hanya bisa diungkapkan lewat doa untuk Bu Guru luar biasa seperti Ibu. Saya yakin Ibu sudah mendapat murid-murid baru di Kota Bogor. Meski sudah mendapat murid baru, tolong jangan lupakan kami yang di Kota Kupang ini. Semoga Ibu senantiasa sehat dan dalam lindunganNya Salam rindu, Paskalina. |
Menyimpulkan ciri surat pribadi
Diskusikan untuk menyimpulkan hal-hal berikut!
Mengapa seseorang menulis surat pribadi?
Seseorang meulis surat pribadi untuk berkomunikasi dengan orang lain yang sifatnya pribadi
Bagaimanakah urutan menulis surat pribadi?
1. Tempat dan tanggal pembuatan surat.
2. Salam Pembuka.
3. Paragraf pembuka.
4. Paragraf isi.
5. Paragraf penutup/ Salam penutup.
Mengapa menulis surat pribadi harus menyertakan salam pembuka, kalimat pembuka paragraf, dan kalimat penutup surat? Sebagai suatu bentuk komunikasi surat pribadi memiliki bagian-bagian yang menggambarkan bentuk komunikasi ketika kita berkomunikasi secara langsung. Berikut ini bagian-bagian surat pribadi.
- Alamat dan tempat tanggal PembuatanSurat. Bagian ini menjelaskan posisi serta waktu ditulisnya surat.
- Salam pembuka adalah sapaan seseorang sebelum menulis surat. Anda bisa menggunakan kaimat seperti dalam contoh di atas ( Salam persahabatan) atau dengan salam yang lain seperti: Asalamualaikum Salam manis, salam sejahtera, dll
- Paragraf Pembuka. Paragraf pembuka dapat berupa pertanyaan mengenai kabat, kesehatan, keadaan atau sekedar basa-basi
- Paragraf Isi. Paragraf ini berisi inti atau tujuan dibuatnya surat. Apa saja tujuan yang mungkin diungkapkan dalam surat pribadi? Untuk menyampaikan tujuan atau pesan yang ingin disampaikan kepada penerima surat secara pribadi.
- Paragraf Penutup. Paragraf penutup digunakan untuk mengakhiri isi surat. Biasanya paragraf ini berisi permohonan maaf, mohon diri, harapan dan sebagainya.
Apa ciri isi dalam surat pribadi?
Ciri isi surat pribadi adalah menggunakan bahasa tidak resmi, karena surat pribadi ditujukan untuk keluarga atau teman. Ciri umum surat pribadi adalah
- Tidak memakai kop/kepala surat
- Tidak menggunakan nomor surat dan perihal
- Format yang digunakan bebas. tidak harus ada pembuka, isi dan penutup.
- Dapat menggunakan salam pembuka dan penutup menurut kebiasaan penulis surat
- Tidak melampirkan lampiran atau tembusan.
2. Mengidentifikasi Ciri Surat Dinas
Surat dinas adalah surat yang ditulis dalam situasi formal dan untuk kepentingan formal. Surat dinas berisi tentang keperluan kedinasan yang bersifat resmi. Pada dasarnya struktur surat dinas tidak jauh
berbeda dengan surat pribadi.
Surat dinas hanya boleh ditulis oleh sebuah instansi kepada instansi lain atau individu. Seseorang atas nama individu tidak diperbolehkan menulis surat dinas. Oleh sebab itulah, pada surat dinas ada kepala surat dan nomor surat.
Isi surat dinas berkaitan dengan topik kedinasan. Misalnya, undangan rapat, permohonan maaf suatu instansi kepada orang/ instansi/ perusahaan, lamaran pekerjaan, surat permintaan izin tidak masuk, izin menggunakan tempat, dan sebagainya
Struktur Surat Dinas
- Kop surat
- Nomor surat
- Tanggal surat
- Lampiran
- Perihal
- Alamat surat
- Salam pembuka
- Isi surat
- Paragraf penutup
- Nama dan tanda tangan pihak yang memperkuat surat
- Nama dan tanda tangan penulis surat
Diskusikan
1) Apa saja unsur pada surat dinas?
Kop surat, Nomor surat, Tanggal surat, Lampiran, Perihal, Alamat surat, Salam pembuka, Isi surat
Paragraf penutup, Nama dan tanda tangan pihak yang memperkuat surat, dan Nama dan tanda tangan penulis surat
2) Bagaimana ciri surat dinas dari segi bentuk?
Bentuk surat resmi dikenali dengan alamat ditulis di sebelah kanan di bawah tanggal surat. Kemudian, di sebelah kiri berturut-turut ke bawah dituliskan : nomor surat, sifat (jika ada), lampiran dan perihal. Lay out pengetikan pada setiap alinea surat bentuk resmi dimulai 5 (lima) soasi dari garis pinggir kiri.
3) Bagaimana ciri surat dinas dari segi isi?
Isi surat dinas berkaitan dengan topik kedinasan. Misalnya, undangan rapat, permohonan maaf suatu instansi kepada orang/ instansi/ perusahaan, lamaran pekerjaan, surat permintaan izin tidak masuk, izin menggunakan tempat, dan sebagainya
Diskusikanlah hal-hal berikut untuk menyimpulkan ciri surat dinas!
a) Mengapa ada surat dinas selain surat pribadi sebagai alat korespondensi?
Surat Korespondensi adalah penyampaian maksud melalui surat dari satu pihak kepada pihak lain dapat atas nama jabatan dalam suatu perusahaan/ organisasi dan dapat atas nama perseorangan (individu). Karena surat dinas ditujukan secara resmi dan pada lembaga-lembaga resmi lain maka surat dinas dapat menjadi alat korespondensi.
b) Siapa yang diperbolehkan menulis surat dinas?
Surat dinas hanya boleh ditulis oleh sebuah instansi kepada instansi lain atau individu. Seseorang atas nama individu tidak diperbolehkan menulis surat dinas. Oleh sebab itulah, pada surat dinas ada kepala surat dan nomor surat.