Meski hampir sama, tetapi tetap ada perbedaan hal-hal yang harus dikerjakan di simpatika pada semester ganjil dan genap. Perbedaan dalam melakukan pemutakhiran data Simpatika di semester genap, utamanya terkait dengan tahap pengelolaan siswa. Di mana pengelolaan siswa pada semester genap lebih sederhana dan hanya dilakukan jika diperlukan atau terdapat perubahan data siswa.
Untuk memudahkan para PTK, Operator Madrasah, dan Kepala Madrasah, merekap daftar tahapan dan tugas yang harus dilaksanakan dalam melakukan pemutakhiran data Simpatika di semester genap. Baik yang harus dikerjakan oleh PTK, Kepala Madrasah, maupun Operator Madrasah. merekapnya dalam 25 Hal yang Harus Dikerjakan di Simpatika Semester Genap.
Namun sebelumnya, perlu dipahami bahwa akun dalam simpatika terdiri atas beberapa macam yang masing-masing memiliki tugas dan tanggung jawab yang bisa jadi berbeda. Macam akun tersebut adalah:
- Akun PTK. Adalah akun yang dimiliki oleh setiap PTK yang harus dikelola oleh masing-masing PTK yang bersangkutan. Terdapat serangkaian tahapan yang kemudian menjadi tanggung jawab masing-masing PTK.
- Akun Kepala Madrasah. Adalah akun PTK yang mendapat tugas tambahan sebagai Kepala Madrasah. Pada akun Kepala Madrasah terdapat dua jenis layanan yakni layanan PTK dan Layanan Madrasah (Admin).
- Layanan PTK seperti halnya akun PTK lainnya namun dengan beberapa menu tambahan.
- Layanan Madrasah (Admin), adalah layanan yang berisikan menu-menu pengelolaan madrasah, PTK, dan kesiswaan.
- Akun Operator Madrasah. Operator Madrasah merupakan PTK yang diberi mandat oleh Kepala Madrasah untuk membantu mengelola layanan madrasah. Sehingga pada akun operator ini akan terdapat dua layanan yakni kayanan PTK (layaknya PTK lainnya) dan Layanan Madrasah (Admin)
- Akun Institusi. Adalah akun untuk mengangkat dan menonaktifkan operator madrasah.
- Akun Admin Kabupaten/Kota, Kanwil, LPTK, dan lainnya.
Baca Juga:
- 15 Hal yang Harus Dikerjakan Operator dan Kamad di Simpatika
- 11 Hal di Simpatika yang Harus Dikerjakan PTK
25 Hal yang Harus Dikerjakan di Simpatika Semester Genap ini disajikan lengkap dengan siapa yang harus mengerjakan apakah PTK, Kepala Madrasah, ataukah Operator Madrasah. Pun urutannya disusun berdasarkan timeline tahapan yang terdiri atas:
- Sebelum Pengajuan S25 (Keaktifan Kolektif)
- Sebelum Cetak SKAKPT (S36c/d)
- Rutin Setiap Bulan
- Kapan Saja
25 Hal yang Harus Dikerjakan di Simpatika Semester Genap
Berikut 25 hal yang musti dilaksanakan dalam melakukan pemutakhiran Simpatika di Semester Genap.
| NO | KEGIATAN | JENIS AKUN | WAKTU | KET | |||
| PTK | OPM | KAMAD | INSTITUSI | ||||
| 1 | Registrasi PTK Baru | x | x | x | Sebelum S25 | Jika ada | |
| 2 | Keaktifan Diri dan Cetak Kartu GTK | x | Sebelum S25 | ||||
| 3 | Pengelolaan Siswa dan Rombel | x | x | Sebelum S25 | Jika ada | ||
| 4 | Update Biodata PTK | x | Kapan Saja | Jika ada | |||
| 5 | Mutasi Madrasah Induk | x | Sebelum S25 | Jika ada | |||
| 6 | Alih Fungsi PTK | x | Kapan Saja | Jika ada | |||
| 7 | Pengajuan Sekolah Non Induk | x | Sebelum S25 | Jika ada | |||
| 8 | Persetujuan Sekolah Non Induk | x | x | Sebelum S25 | Jika ada | ||
| 9 | Melakukan Non Aktif PTK | x | x | Kapan Saja | Jika ada | ||
| 10 | Mengangkat Pejabat Sekolah | x | x | Sebelum S25 | Jika ada | ||
| 11 | Mengangkat Wali Kelas | x | x | Sebelum S25 | Jika ada | ||
| 12 | Edit Ekuivalensi Guru | x | x | Sebelum S25 | Jika ada | ||
| 13 | Edit JTM Guru BK/TIK | x | x | Sebelum S25 | Jika ada | ||
| 14 | Isi Jadwal Kelas Mingguan | x | x | Sebelum S25 | |||
| 15 | Cek Analisa Tunjangan | x | Sebelum S25 | ||||
| 16 | Ajuan Keaktifan Kolektif (S25) | x | Sebelum S25 | ||||
| 17 | Ajuan SKMT (S29a, S29b, S29c) | x | Setelah S25 | ||||
| 18 | Pengesahan dan Penilaian SKMT (Lampiran S29a) | x | Setelah S29a/b/c | ||||
| 19 | Cetak Pengantar Pengajuan SKBK (S29d) | x | Setelah Pengesahan S29a/b/c | ||||
| 20 | Mengajukan Dispensasi Kelayakan | x | Sebelum S36 | Jika ada | |||
| 21 | Absensi Elektronik | x | x | Rutin | |||
| 22 | Cetak S35/Rekap Absensi Bulanan | x | x | Rutin | |||
| 23 | Cetak SKAKPT (S36c/d) | x | Rutin | ||||
| 24 | Mengangkat Operator Madrasah | x | Kapan Saja | Jika ada | |||
| 25 | Reset Password PTK (Kepala Madrasah) | x | x | Kapan Saja | Jika ada | ||
1. Registrasi PTK Baru
Registrasi PTK baru adalah mendaftarkan PTK baru yang sebelumnya belum memiliki akun Simpatika. Sedang bagi PTK yang melakukan mutasi cukup melakukan prosedur mutasi. Waktu pelaksanaan registrasi PTK baru adalah sebelum mencetak S25a (Ajuan Keaktifan Kolektif oleh Kepala Madrasah).
Registrasi PTK baru terdiri atas beberapa tahapan yang secara garis besar adalah sebagai berikut:
- PTK mengisi Formulir A05 dan menyerahkannya ke Kepala Madrasah
- Operator Madrasah atau Kepala Madrasah melakukan Entri A05 ke sistem (menu Registrasi PTK Level 1) hingga tercetak S02
- PTK melakukan Aktivasi Akun PTK dan Pengisian Data hingga tercetak S03
- Operator Madrasah atau Kepala Madrasah melakukan Entri S03 hingga tercetak S05 dan S07
- PTK menyerahkan S07 ke Admin Kab/Kota
- Admin Kab/Kota melakukan Verval S07 hingga tercetak S08
Jika madrasah tidak menerima guru baru, maka prosedur ini tidak perlu dilaksanakan.
| Registrasi PTK Baru | |
| Tanggung jawab | PTK dan Kamad (Dapat dilimpahkan ke OPM) |
| Waktu | Sebelum Cetak S25a |
| Keterangan | Jika ada |
2. Keaktifan Diri dan Cetak Kartu GTK
Setiap awal semester, masing-masing PTK wajib untuk melakukan prosedur keaktifan diri dan mencetak Kartu Simpatika. Tahapan ini sangat penting, karena PTK yang tidak melaksanakannya akan dianggap nonaktif oleh sistem. Pun akan menghambat keaktifan Kepala Madrasah dan Pengawas Madrasah. Karenanya setiap Kepala Madrasah harus ikut mengecek keaktifan guru di madrasahnya. dan pengawas madrasah harus mengecek keaktifan setiap guru binaannya.
Untuk melakukan keaktifan diri dan mencetak kartu GTK, cukup mudah. PTK cukup login ke akun masing-masing kemudian klik menu "Keaktifan". Pada bagian kanan, klik "Cetak Kartu".
Untuk melakukan keaktifan diri dan mencetak kartu GTK, cukup mudah. PTK cukup login ke akun masing-masing kemudian klik menu "Keaktifan". Pada bagian kanan, klik "Cetak Kartu".
| Keaktifan Diri dan Cetak Kartu GTK | |
| Tanggung jawab | PTK |
| Waktu | Sebelum Cetak S25a |
| Keterangan | Sekali di Awal Semester |
3. Pengelolaan Siswa dan Rombel
Pengelolaan siswa dan rombongan belajar di semester genap sifatnya hanya mengedit data pada semester sebelumnya. Sehingga tahapan ini hanya perlu dilakukan jika terdapat mutasi siswa atau perubahan rombel. Jika tidak maka tidak perlu. Sedang yang bertanggung jawab melaksanakannya adalah Kepala Madrasah yang bisa mewakilkannya kepada operator madrasah.
Lebih lengkapnya terkait dengan pengelolan siswa ini dapat dibaca di artikel sebelumnya, 4 Tahap Pengelolaan Siswa di Layanan Simpatika.
Biodata pribadi dan keluarganya, riwayat pendidikan, riwayat kepegawaian, serta fungsi dan jabatan yang diemban, bisa jadi mengalami perubahan. Setiap terjadi perubahan data-data tersebut setiap PTK wajib untuk melakukan updating di layanan Simpatika.
Cara dan tahapan update biodata adalah:
Jika tidak ada data pribadi yang berubah, tahapan ini tidak perlu dilakukan.
PTK dapat melakukan mutasi sekolah induk (satminkal). Terdapat beberapa jenis mutasi. Namun secara umum langkah-langkahnya adalah sebagai berikut:
Alih fungsi adalah perubahan tugas dari seorang Tenaga kependidikan menjadi Pendidik atau sebaliknya. Atau juga perubahan golongan dari Non PNS menjadi PNS.
Alih fungsi PTK dilakukan oleh PTK dengan tahapan sebagai berikut:
Pengelolaan siswa dan rombongan belajar di semester genap sifatnya hanya mengedit data pada semester sebelumnya. Sehingga tahapan ini hanya perlu dilakukan jika terdapat mutasi siswa atau perubahan rombel. Jika tidak maka tidak perlu. Sedang yang bertanggung jawab melaksanakannya adalah Kepala Madrasah yang bisa mewakilkannya kepada operator madrasah.
Lebih lengkapnya terkait dengan pengelolan siswa ini dapat dibaca di artikel sebelumnya, 4 Tahap Pengelolaan Siswa di Layanan Simpatika.
| Pengelolaan Siswa dan Rombel | |
| Tanggung jawab | Kepala Madrasah (Dapat dilimpahkan ke OPM) |
| Waktu | Sebelum Cetak S25a |
| Keterangan | Jika diperlukan |
4. Update Biodata PTK
Biodata pribadi dan keluarganya, riwayat pendidikan, riwayat kepegawaian, serta fungsi dan jabatan yang diemban, bisa jadi mengalami perubahan. Setiap terjadi perubahan data-data tersebut setiap PTK wajib untuk melakukan updating di layanan Simpatika.
Cara dan tahapan update biodata adalah:
- Login ke akun PTK masing-masing
- Klik salah satu menu di kelompok menu Portofolio.
- Untuk melakukan update data klik tombol ikon 'tambah data' atau 'edit data' yang tersedia lalu isikan data yang diinginkan
- Lanjutkan proses pengisian hingga muncul pesan "Anda telah melakukan perubahan data, perubahan tersebut bersifat sementara'
- Klik 'Jadikan Permanen' untuk mencetak S12
- Kirim S12 ke Admin Kab/Kota untuk mendapatkan persetujuan perubahan data
- Setelah disetujui (terbit S13) perubahan akan tercatat permanen di sistem Simpatika
Jika tidak ada data pribadi yang berubah, tahapan ini tidak perlu dilakukan.
| Update Biodata PTK | |
| Tanggung jawab | PTK |
| Waktu | Setiap Saat |
| Keterangan | Jika diperlukan |
5. Mutasi Madrasah Induk PTK (SM01 atau SM02)
- Login ke akun PTK masing-masing
- Klik menu Mutasi
- Klik 'Cetak Surat Ajuan'
- Pilih provinsi dan kabupaten instansi tujuan
- Cari nama madrasah tujuan dengan memasukkan NPSN atau nama madrasah
- Klik nama madrasah yang dituju
- Cetak Surat Ajuan Mutasi (SM01)
- Ajukan SM01 ke Admin Kab/Kota
| Mutasi Madrasah Induk | |
| Tanggung jawab | PTK |
| Waktu | Sebelum Cetak S25a |
| Keterangan | Jika diperlukan |
6. Alih Fungsi PTK (S16)
Alih fungsi PTK dilakukan oleh PTK dengan tahapan sebagai berikut:
- Login ke akun PTK masing-masing
- Klik menu Alih Fungsi lalu isi form yang muncul
- Klik Lanjut lalu isi form yang tersedia
- Lanjutkan tahapannya hingga muncul pesan "Anda telah melakukan perubahan data, perubahan tersebut bersifat sementara' di bagian atas.
- Klik 'Jadikan Permanen' untuk mencetak S16
- Ajukan S16 ke Admin Kab/Kota
| Alih Fungsi PTK | |
| Tanggung jawab | PTK |
| Waktu | Kapan Saja |
| Keterangan | Jika diperlukan |
Guru dapat mengajar di dua atau lebih sekolah. satu sekolah sebagai madrasah induk (satminkal) sedangkan lainnya sebagai non induk. Hal ini dilaksanakan untuk memenuhi ketentuan beban mengajar yang harus 24 JTM.
Pengajuan sekolah non induk dilakukan oleh PTK, cukup sekali untuk setiap madrasah non induk. Caranya adalah:
- Login ke akun PTK masing-masing
- Klik menu 'Sekolah Non Induk'
- Klik ikon 'tambah' di pojok kanan atas
- Pilih sekolah tujuan/sekolah non induk, isi jabatan di sekolah non induk, pilih tahun bertugas,
- Klik Tambahkan untuk mencetak S20 (Ajuan Sekolah Non Induk)
- Serahkan S20 tersebut ke Operator Madrasah atau Kepala Madrasah sekolah Non Induk yang dituju untuk dilakukan persetujuan.
Bagi yang tidak membutuhkan madrasah non-induk, tentu tidak perlu melakukan tahapan ini.
| Ajuan Sekolah Non Induk | |
| Tanggung jawab | PTK |
| Waktu | Sebelum Cetak S25 |
| Keterangan | Jika diperlukan |
8. Persetujuan Sekolah Non Induk (S21)
Merupakan kelanjutan dari ajuan sekolah non induk. Operator Madrasah atau Kepala Madrasah sekolah Non Induk yang dituju perlu melakukan persetujuan sekolah non induk dengan mencetak S21.
Untuk melakukan persetujuan, Operator Madrasah atau Kamad, login dengan Akun Madrasah kemudian memilih menu Pendidik & Tenaga Kependidikan >> Registrasi PTK >> Entri Formulir S20.
9. Melakukan Non Aktif PTK (SM04) dan Ijin Belajar (SM07)
PTK dapat dinonaktifkan dengan alasan pensiun, meninggal dunia, mengundurkan diri, tidak memenuhi syarat, atau sebab lain dengan cara menerbitkan SM04. Sedang bagi yang cuti tugas belajar dicetakkan SM07.
Untuk menonaktifkan dan melaporkan cuti tugas belajar, Kepala Madrasah atau Operator Madrasah masuk ke layanan Simpatika pada layanan Akun Madrasah. Kemudian pilih menu Pendidik & Tenaga Kependidikan >> PTK Non Aktif >> Laporkan PTK Non Aktif. Setelahnya Kepala Madrasah mengajukan persetujuan Non Aktif ke Admin Kab/Kota.
10. Mengangkat Pejabat Sekolah (S30)
Pejabat sekolah yang diangkat pada semester satu akan tetap menjabat. Sehingga Kepala Sekolah hanya perlu melakukan tahap ini jika terdapat perubahan.
Pejabat ini meliputi Wakil Kepala, Kepala Laboratorium, Kepala Perpustakaan, Pembina Asrama, Pembimbing Khusus Inklusi, Kordinator Bidang Pendidikan, dan Pembina Pramuka.
Untuk mengangkat pejabat sekolah, Operator atau Kepala Madrasah masuk dengan layanan Madrasah (Admin). Pilih menu Pendidik & Tenaga Kependidikan >> Direktori PTK >> Daftar Pejabat Sekolah. Setelah tercetak S30 ajukan ke Admin Kab/Kota.
11. Mengangkat Wali Kelas
Wali kelas yang diangkat pada semester satu akan tetap menjabat. Sehingga tahapan ini hanya perlu dilakukan oleh Kamad/Operator jika terdapat perubahan wali kelas atau rombongan belajar.
Pengangkatan wali kelas dilakukan oleh Kepala Madrasah atau operator dengan masuk ke layanan Madrasah (Admin). Pilih menu Sekolah >> Kelas >> daftar Kelas >> Edit Kelas >> Pilih Wali.
12. Edit Ekuivalensi Guru
Edit ekuivalen kegiatan pembelajaran dan pembimbingan bagi guru ini berlaku untuk Guru Piket, Pembina Ekstrakurikuler, Pembina Inklusi, Tutor Piket. Masing-masing akan dihitung sebagai beban kerja sebesar 1 - 2 jam ekuivalen.
Untuk melakukan edit ekuivalen kegiatan pembelajaran dan pembimbingan, Kepala Madrasah atau Operator masuk melalui ke layanan Madrasah (Admin). Selanjutnya pilih menu Sekolah >> Jadwal >> Edit Ekuivalensi Kegiatan Pembelajaran dan Pembimbingan bagi Guru.
13. Edit JTM Guru BK/TIK
Agar jam tatap muka guru BK/TIK dapat otomatis dihitung oleh sistem (berdasarkan jumlah siswa) dan diakui sebagai JTM, harus melakukan edit JTM guru BK/TIK.
Edit JTM Guru BK/TIK ini dilakukan oleh Kamad atau Operator melalui layanan Madrasah (Admin). Pilih menu Sekolah > Jadwal > Edit JTM Guru BK/TIK.
14. Isi Jadwal Kelas Mingguan
Pengisian jadwal kelas mingguan (jadwal mengajar) menjadi tugas Kepala Madrasah. Pengisian dilakukan untuk setiap rombel setiap awal semester. Meski demikian, setiap PTK dapat ikut memantau hasil isian dengan melihat di menu Analisa Tunjangan dan menu Cetak Portofolio (akun PTK) atau melalui menu keaktifan (akun Kamad).
Pengisian Jadwal Kelas Mingguan dilakukan melalui layanan Madrasah (Admin) dengan mengklik menu Sekolah > Jadwal > Lihat Jadwal Mingguan.
15. Cek Analisa Tunjangan
Setelah tahapan pengisian jadwal mengajar, edit JTM guru BK/TIK, edit ekuivalensi guru, pengangkatan wali kelas dan pejabat madrasah, setiap PTK hendaknya mengecek analisa kelayakan di akun masing-masing. Ini terutama bagi guru penerima TPG, Tunjangan Intensif, dan tunjangan lainnya.
Setelah semuanya benar dan sesuai, Kepala Madrasah dapat melanjutkan ke tahapan berikutnya yakni pengajuan Keaktifan Kolektif.
16. Ajuan Keaktifan Kolektif (S25)
Setelah tahapan-tahapan sebelumnya terselesaikan, kini saatnya Kepala Madrasah mengajukan Keaktifan Kolektif (S25a). Setelah diajukan, maka beberapa fitur akan otomatis terkunci oleh sistem sehingga tidak dapat dilakukan perubahan kembali.
Untuk melakukan ajuan Keaktifan Kolektif, kepala madrasah masuk ke akun PTK-nya lalu pada menu Keaktifan, klik tombol Ajukan Verval hingga tercetak form S25a.
Ajukan form S25a ke admin Kab/Kota untuk mendapat persetujuan hingga diterbitkan form S25b. Setelah itu, tombol ajuan verval akan berubah menjadi "Cetak Kartu". Lakukan penyetakan kartu GTK.
Pastikan melakukan pengarsipan form S25a dalam bentuk soft copy dan hard copy. Karena biasanya dalam beberapa keperluan dibutuhkan untuk melampirkan form ini. Sedang jika telah disetujui. form S25a tidak bisa dicetak ulang.
17. Ajuan SKMT (S29a, S29b, S29c)
Setelah Ajuan Keaktifan Kolektif disetujui oleh Admin Kab/Kota, tahapan selanjutnya adalah Ajuan SKMT dan SKBK yang dilakukan oleh setiap PTK. Pada tahapan ini yang pertama kali dilakukan adalah masing-masing PTK mencetak Ajuan SKMT.
SKMT sendiri terdiri tas tiga jenis, yaitu S29a (ajuan SKMT bagi guru di sekolah induk), S29b (ajuan SKMT bagi guru yang memiliki madrasah non induk kemenag), dan S29c (ajuan SKMT bagi guru yang mengajar juga di sekolah non induk Kemdikbud).
Untuk mencetak S29a, S29b, dan S29c, PTK masuk ke akunnya dan mengklik menu SKBK & SKMT. Di bagian kanan, klik 'Cetak Surat'.
18. Pengesahan dan Penilaian SKMT (Lampiran S29a)
Setelah guru melakukan Ajuan SKMT (S29a. S29b, dan S29c), kepala madrasah melakukan pengesahan dan penilaian SKMT di akunnya. Caranya kepala madrasah masuk ke akunnya (layanan PTK) lalu pilih menu SKBK & SKMT >> Pengesahan SKMT >> Pilih guru yang dinilai. Lakukan penilaian hingga tercetak Form Lampiran S29a.
19. Cetak Pengantar Pengajuan SKBK (S29d)
Setelah kepala madrasah melakukan pengesahan dan penilaian SKMT maka pada menu "SKBK & SKMT" di akun masing-masing PTK akan muncul tombol untuk mencetak Surat Pengantar Pengajuan SKBK (S29d). Jika belum muncul berarti kepala madrasah belum melakukan penilaian.
Cetak S29d (Pengantar Pengajuan SKBK) dan ajukan ke Admin kabupaten/kota dengan dilengkapi S29a, S29b dan S29c (bagi yang memiliki non induk) dan Lampiran S29a, S29b, S29c untuk mendapatkan persetujuan SKBK.
Persetujuan SKBK ditandai dengan munculnya tombol Cetak SKBK (S29d) di akun masing-masing PTK pada menu "SKBK & SKMT". Cetak S29d tersebut.
20. Mengajukan Dispensasi Kelayakan
Bagi beberapa guru dengan kasus tertentu, SKBK yang dicetak menyatakan jika tidak layak mendapatkan tunjangan. Penyebabnya bisa jadi karena rasio guru : siswa yang tidak terpenuhi. Bagi yang tidak memenuhi syarat dapat mengajuka Dispensasi Kelayakan.
Terkait dispensasi, baca: Dispensasi untuk Rasio Guru Siswa di RA/Madrasah
21. Absensi Elektronik
Tugas dan tanggung jawab kepala madrasah berikutnya adalah melakukan absensi kehadiran guru setiap hari. Meski harian, absensi kehadiran dapat dilakukan sekaligus untuk beberapa hari ke belakang dalam bulan tersebut.
Cara melakukan pengisian Absensi Kehadiran Guru adalah sebagai berikut:
22. Cetak S35 (Rekap Absensi Bulanan)
S35 atau Rekap Absensi Kehadiran Guru dapat dicetak untuk setiap bulannya. Menunya terdapat di akun Kepala Madrasah (Layanan Madrasah) pada menu "Pendidik & Tenaga Kependidikan" >> "Absensi" >> "Lihat Absensi - Absensi Guru" >> Tombol Cetak.
Penyetakan dapat dilakukan setiap hari terakhir bulan tersebut atau setelahnya dan dapat dicetak berulang kali.
23. Cetak SKAKPT (S36c/d)
Surat Keputusan Analisa Kelayakan Penerima Tunjangan atau SKAKPT terdiri atas S36c (Guru PNS) dan S36d (Guru Non PNS). Diterbitkan secara otomatis setiap bulan bagi guru-guru yang layak menerima tunjangan.
Untuk mencetaknya, PTK cukup login ke akunnya masing-masing kemudian mengklik menu "SKAKPT" hingga muncul daftar SKAKPT perbulannya. Silakan klik gambar printer pada bulan yang diinginkan.
Baca: Aturan Terbaru Terkait Penerbitan SKAKPT (S36c/d) | Kasus dan Solusi Dalam Cetak SKAKPT di Simpatika
24. Mengangkat Operator Madrasah
Untuk membantu Kepala Madrasah dalam mengelola akun Simpatika Layanan Madrasah, Kepala Madrasah dapat mengangkat operator madrasah. Pada akun Operator Madrasah akan muncul dua jenis layanan yakni Layanan PTK dan Layanan Madrasah (Admin). Layanan PTK untuk mengelola akun pribadinya, sedang Layanan Madrasah untuk mengelola akun sekolah mulai dari pengelolaan siswa, pengaturan jadwal mengajar, hingga absensi kehadiran guru.
Tanggung jawab pengelolaan akun Layanan Madrasah (Admin) tetap pada Kepala Madrasah. Operator hanya bersifat membantu secara teknis saja.
Untuk mengangkat seorang operator madrasah, Kepala Madrasah masuk ke Simpatika dengan menggunakan username ID Madrasah. ID Madrasah berupa 8 digit angka. Jika lupa ID Madrasah dan password, silakan menghubungi admin Kab/Kota.
25. Reset Password PTK (Kepala Madrasah)
Password setipa PTK di madrasah dapat direset oleh Kepala Madrasah maupun Operator Madrasah melalui akun simpatika layanan Madrasah (Admin). Karena itu jika ada PTK yang lupa username dan password untuk login ke Simpatika silakan dilakukan reset password.
Baca: 2 Cara Reset Password Simpatika yang Lupa
Itulah 25 hal yang harus dikerjakan di Simpatika pada semester genap ini. Semoga bermanfaat bagi PTK, operator madrasah, maupun kepala madrasah dalam mengelola pemutakhiran data simpatika si semester genap ini.
Merupakan kelanjutan dari ajuan sekolah non induk. Operator Madrasah atau Kepala Madrasah sekolah Non Induk yang dituju perlu melakukan persetujuan sekolah non induk dengan mencetak S21.
Untuk melakukan persetujuan, Operator Madrasah atau Kamad, login dengan Akun Madrasah kemudian memilih menu Pendidik & Tenaga Kependidikan >> Registrasi PTK >> Entri Formulir S20.
| Persetujuan Sekolah Non Induk | |
| Tanggung jawab | Kepala Madrasah (Dapat dilimpahkan ke OPM) |
| Waktu | Sebelum Cetak S25 |
| Keterangan | Jika diperlukan |
9. Melakukan Non Aktif PTK (SM04) dan Ijin Belajar (SM07)
PTK dapat dinonaktifkan dengan alasan pensiun, meninggal dunia, mengundurkan diri, tidak memenuhi syarat, atau sebab lain dengan cara menerbitkan SM04. Sedang bagi yang cuti tugas belajar dicetakkan SM07.
Untuk menonaktifkan dan melaporkan cuti tugas belajar, Kepala Madrasah atau Operator Madrasah masuk ke layanan Simpatika pada layanan Akun Madrasah. Kemudian pilih menu Pendidik & Tenaga Kependidikan >> PTK Non Aktif >> Laporkan PTK Non Aktif. Setelahnya Kepala Madrasah mengajukan persetujuan Non Aktif ke Admin Kab/Kota.
| Non Aktif PTK dan Ijin Tugas Belajar | |
| Tanggung jawab | Kepala Madrasah (Dapat dilimpahkan ke OPM) |
| Waktu | Kapan Saja |
| Keterangan | Jika diperlukan |
10. Mengangkat Pejabat Sekolah (S30)
Pejabat sekolah yang diangkat pada semester satu akan tetap menjabat. Sehingga Kepala Sekolah hanya perlu melakukan tahap ini jika terdapat perubahan.
Pejabat ini meliputi Wakil Kepala, Kepala Laboratorium, Kepala Perpustakaan, Pembina Asrama, Pembimbing Khusus Inklusi, Kordinator Bidang Pendidikan, dan Pembina Pramuka.
Untuk mengangkat pejabat sekolah, Operator atau Kepala Madrasah masuk dengan layanan Madrasah (Admin). Pilih menu Pendidik & Tenaga Kependidikan >> Direktori PTK >> Daftar Pejabat Sekolah. Setelah tercetak S30 ajukan ke Admin Kab/Kota.
| Mengangkat Pejabat Sekolah | |
| Tanggung jawab | Kepala Madrasah (Dapat dilimpahkan ke OPM) |
| Waktu | Sebelum Cetak S25 |
| Keterangan | Jika diperlukan |
11. Mengangkat Wali Kelas
Wali kelas yang diangkat pada semester satu akan tetap menjabat. Sehingga tahapan ini hanya perlu dilakukan oleh Kamad/Operator jika terdapat perubahan wali kelas atau rombongan belajar.
Pengangkatan wali kelas dilakukan oleh Kepala Madrasah atau operator dengan masuk ke layanan Madrasah (Admin). Pilih menu Sekolah >> Kelas >> daftar Kelas >> Edit Kelas >> Pilih Wali.
| Mengangkat Wali Kelas | |
| Tanggung jawab | Kepala Madrasah (Dapat dilimpahkan ke OPM) |
| Waktu | Sebelum Cetak S25 |
| Keterangan | Jika diperlukan |
12. Edit Ekuivalensi Guru
Edit ekuivalen kegiatan pembelajaran dan pembimbingan bagi guru ini berlaku untuk Guru Piket, Pembina Ekstrakurikuler, Pembina Inklusi, Tutor Piket. Masing-masing akan dihitung sebagai beban kerja sebesar 1 - 2 jam ekuivalen.
Untuk melakukan edit ekuivalen kegiatan pembelajaran dan pembimbingan, Kepala Madrasah atau Operator masuk melalui ke layanan Madrasah (Admin). Selanjutnya pilih menu Sekolah >> Jadwal >> Edit Ekuivalensi Kegiatan Pembelajaran dan Pembimbingan bagi Guru.
| Edit Ekuivalensi Guru | |
| Tanggung jawab | Kepala Madrasah (Dapat dilimpahkan ke OPM) |
| Waktu | Sebelum Cetak S25 |
| Keterangan | Jika diperlukan |
13. Edit JTM Guru BK/TIK
Agar jam tatap muka guru BK/TIK dapat otomatis dihitung oleh sistem (berdasarkan jumlah siswa) dan diakui sebagai JTM, harus melakukan edit JTM guru BK/TIK.
Edit JTM Guru BK/TIK ini dilakukan oleh Kamad atau Operator melalui layanan Madrasah (Admin). Pilih menu Sekolah > Jadwal > Edit JTM Guru BK/TIK.
| Edit JTM Guru BK/TIK | |
| Tanggung jawab | Kepala Madrasah (Dapat dilimpahkan ke OPM) |
| Waktu | Sebelum Cetak S25 |
| Keterangan | Jika memiliki guru BK/TIK |
14. Isi Jadwal Kelas Mingguan
Pengisian jadwal kelas mingguan (jadwal mengajar) menjadi tugas Kepala Madrasah. Pengisian dilakukan untuk setiap rombel setiap awal semester. Meski demikian, setiap PTK dapat ikut memantau hasil isian dengan melihat di menu Analisa Tunjangan dan menu Cetak Portofolio (akun PTK) atau melalui menu keaktifan (akun Kamad).
Pengisian Jadwal Kelas Mingguan dilakukan melalui layanan Madrasah (Admin) dengan mengklik menu Sekolah > Jadwal > Lihat Jadwal Mingguan.
| Isi Jadwal Kelas Mingguan | |
| Tanggung jawab | Kepala Madrasah (Dapat dilimpahkan ke OPM) |
| Waktu | Sebelum Cetak S25 |
| Keterangan | - |
15. Cek Analisa Tunjangan
Setelah tahapan pengisian jadwal mengajar, edit JTM guru BK/TIK, edit ekuivalensi guru, pengangkatan wali kelas dan pejabat madrasah, setiap PTK hendaknya mengecek analisa kelayakan di akun masing-masing. Ini terutama bagi guru penerima TPG, Tunjangan Intensif, dan tunjangan lainnya.
Setelah semuanya benar dan sesuai, Kepala Madrasah dapat melanjutkan ke tahapan berikutnya yakni pengajuan Keaktifan Kolektif.
| Cek Analisa Tunjangan | |
| Tanggung jawab | PTK |
| Waktu | Sebelum Cetak S25 |
| Keterangan | - |
16. Ajuan Keaktifan Kolektif (S25)
Setelah tahapan-tahapan sebelumnya terselesaikan, kini saatnya Kepala Madrasah mengajukan Keaktifan Kolektif (S25a). Setelah diajukan, maka beberapa fitur akan otomatis terkunci oleh sistem sehingga tidak dapat dilakukan perubahan kembali.
Untuk melakukan ajuan Keaktifan Kolektif, kepala madrasah masuk ke akun PTK-nya lalu pada menu Keaktifan, klik tombol Ajukan Verval hingga tercetak form S25a.
Ajukan form S25a ke admin Kab/Kota untuk mendapat persetujuan hingga diterbitkan form S25b. Setelah itu, tombol ajuan verval akan berubah menjadi "Cetak Kartu". Lakukan penyetakan kartu GTK.
Pastikan melakukan pengarsipan form S25a dalam bentuk soft copy dan hard copy. Karena biasanya dalam beberapa keperluan dibutuhkan untuk melampirkan form ini. Sedang jika telah disetujui. form S25a tidak bisa dicetak ulang.
| Ajuan Keaktifan Kolektif (S25) | |
| Tanggung jawab | Kepala Madrasah |
| Waktu | - |
| Keterangan | - |
17. Ajuan SKMT (S29a, S29b, S29c)
Setelah Ajuan Keaktifan Kolektif disetujui oleh Admin Kab/Kota, tahapan selanjutnya adalah Ajuan SKMT dan SKBK yang dilakukan oleh setiap PTK. Pada tahapan ini yang pertama kali dilakukan adalah masing-masing PTK mencetak Ajuan SKMT.
SKMT sendiri terdiri tas tiga jenis, yaitu S29a (ajuan SKMT bagi guru di sekolah induk), S29b (ajuan SKMT bagi guru yang memiliki madrasah non induk kemenag), dan S29c (ajuan SKMT bagi guru yang mengajar juga di sekolah non induk Kemdikbud).
Untuk mencetak S29a, S29b, dan S29c, PTK masuk ke akunnya dan mengklik menu SKBK & SKMT. Di bagian kanan, klik 'Cetak Surat'.
| Ajuan SKMT | |
| Tanggung jawab | PTK |
| Waktu | Setelah S25a disetujui |
| Keterangan | - |
18. Pengesahan dan Penilaian SKMT (Lampiran S29a)
Setelah guru melakukan Ajuan SKMT (S29a. S29b, dan S29c), kepala madrasah melakukan pengesahan dan penilaian SKMT di akunnya. Caranya kepala madrasah masuk ke akunnya (layanan PTK) lalu pilih menu SKBK & SKMT >> Pengesahan SKMT >> Pilih guru yang dinilai. Lakukan penilaian hingga tercetak Form Lampiran S29a.
| Pengesahan & Penilaian SKMT | |
| Tanggung jawab | Kepala Madrasah |
| Waktu | Setelah PTK mengajukan SKMT |
| Keterangan | - |
19. Cetak Pengantar Pengajuan SKBK (S29d)
Setelah kepala madrasah melakukan pengesahan dan penilaian SKMT maka pada menu "SKBK & SKMT" di akun masing-masing PTK akan muncul tombol untuk mencetak Surat Pengantar Pengajuan SKBK (S29d). Jika belum muncul berarti kepala madrasah belum melakukan penilaian.
Cetak S29d (Pengantar Pengajuan SKBK) dan ajukan ke Admin kabupaten/kota dengan dilengkapi S29a, S29b dan S29c (bagi yang memiliki non induk) dan Lampiran S29a, S29b, S29c untuk mendapatkan persetujuan SKBK.
Persetujuan SKBK ditandai dengan munculnya tombol Cetak SKBK (S29d) di akun masing-masing PTK pada menu "SKBK & SKMT". Cetak S29d tersebut.
| Cetak Pengantar SKMT (S29d) | |
| Tanggung jawab | PTK |
| Waktu | Setelah SKMT dinilai Kepala Madrasah |
| Keterangan | - |
20. Mengajukan Dispensasi Kelayakan
Bagi beberapa guru dengan kasus tertentu, SKBK yang dicetak menyatakan jika tidak layak mendapatkan tunjangan. Penyebabnya bisa jadi karena rasio guru : siswa yang tidak terpenuhi. Bagi yang tidak memenuhi syarat dapat mengajuka Dispensasi Kelayakan.
Terkait dispensasi, baca: Dispensasi untuk Rasio Guru Siswa di RA/Madrasah
| Mengajukan Dispensasi Kelayakan | |
| Tanggung jawab | PTK |
| Waktu | Setelah SKBK keluar |
| Keterangan | Jika diperlukan |
21. Absensi Elektronik
Tugas dan tanggung jawab kepala madrasah berikutnya adalah melakukan absensi kehadiran guru setiap hari. Meski harian, absensi kehadiran dapat dilakukan sekaligus untuk beberapa hari ke belakang dalam bulan tersebut.
Cara melakukan pengisian Absensi Kehadiran Guru adalah sebagai berikut:
- Kepala Madrasah atau Operator Madrasah login ke layanan Simpatika "Madrasah"
- Klik menu "Pendidik & Tenaga Kependidikan"
- Klik submenu "Absensi" lalu submenu "Lihat Absensi - Absensi Guru"
- Untuk memilih hari dan tanggal yang diinginkan klik tombol panah kanan dan kiri atau gambar kalender
- Untuk mengedit kehadiran, pilih tanggal (sebagai nomor 6 di atas) lalu klik tombol panah ke bawah di ujung kanan nama guru yang bersangkutan.
- Di hari terakhir setiap bulan (atau setelahnya), dapat dicetak Rekap Absensi (S35). Namun pengeditan kehadiran hanya dapat dilakukan di bulan tersebut saja.
| Entri Absensi Kehadiran Elektronik | |
| Tanggung jawab | Kepala Madrasah (Dapat dilimpahkan ke OPM) |
| Waktu | Setiap Hari |
| Keterangan | Bisa dientri beberapa hari kebelakang sekaligus selagi masih dalam bulan berjalan |
22. Cetak S35 (Rekap Absensi Bulanan)
S35 atau Rekap Absensi Kehadiran Guru dapat dicetak untuk setiap bulannya. Menunya terdapat di akun Kepala Madrasah (Layanan Madrasah) pada menu "Pendidik & Tenaga Kependidikan" >> "Absensi" >> "Lihat Absensi - Absensi Guru" >> Tombol Cetak.
Penyetakan dapat dilakukan setiap hari terakhir bulan tersebut atau setelahnya dan dapat dicetak berulang kali.
| Cetak S35 (Rekap Absensi Bulanan) | |
| Tanggung jawab | Kepala Madrasah (Dapat dilimpahkan ke OPM) |
| Waktu | Mulai hari terakhir tiap bulan |
| Keterangan | - |
23. Cetak SKAKPT (S36c/d)
Surat Keputusan Analisa Kelayakan Penerima Tunjangan atau SKAKPT terdiri atas S36c (Guru PNS) dan S36d (Guru Non PNS). Diterbitkan secara otomatis setiap bulan bagi guru-guru yang layak menerima tunjangan.
Untuk mencetaknya, PTK cukup login ke akunnya masing-masing kemudian mengklik menu "SKAKPT" hingga muncul daftar SKAKPT perbulannya. Silakan klik gambar printer pada bulan yang diinginkan.
Baca: Aturan Terbaru Terkait Penerbitan SKAKPT (S36c/d) | Kasus dan Solusi Dalam Cetak SKAKPT di Simpatika
| Cetak SKAKPT | |
| Tanggung jawab | PTK |
| Waktu | Mulai tanggal 7 bulan berikutnya |
| Keterangan | - |
24. Mengangkat Operator Madrasah
Untuk membantu Kepala Madrasah dalam mengelola akun Simpatika Layanan Madrasah, Kepala Madrasah dapat mengangkat operator madrasah. Pada akun Operator Madrasah akan muncul dua jenis layanan yakni Layanan PTK dan Layanan Madrasah (Admin). Layanan PTK untuk mengelola akun pribadinya, sedang Layanan Madrasah untuk mengelola akun sekolah mulai dari pengelolaan siswa, pengaturan jadwal mengajar, hingga absensi kehadiran guru.
Tanggung jawab pengelolaan akun Layanan Madrasah (Admin) tetap pada Kepala Madrasah. Operator hanya bersifat membantu secara teknis saja.
Untuk mengangkat seorang operator madrasah, Kepala Madrasah masuk ke Simpatika dengan menggunakan username ID Madrasah. ID Madrasah berupa 8 digit angka. Jika lupa ID Madrasah dan password, silakan menghubungi admin Kab/Kota.
| Mengangkat Operator Madrasah | |
| Tanggung jawab | Kepala Madrasah |
| Waktu | Setiap Saat |
| Keterangan | Jika diperlukan |
25. Reset Password PTK (Kepala Madrasah)
Password setipa PTK di madrasah dapat direset oleh Kepala Madrasah maupun Operator Madrasah melalui akun simpatika layanan Madrasah (Admin). Karena itu jika ada PTK yang lupa username dan password untuk login ke Simpatika silakan dilakukan reset password.
Baca: 2 Cara Reset Password Simpatika yang Lupa
| Reset Password PTK | |
| Tanggung jawab | Kepala Madrasah (Dapat dilimpahkan ke OPM) |
| Waktu | Setiap Saat |
| Keterangan | Jika diperlukan |